電子帳簿保存法の概要：2022年改正・2024年完全施行で何が変わった？

電子帳簿保存法（電帳法）は、これまで紙での保存が義務付けられていた国税関係の帳簿・書類を電子データで保存することを認める法律です。1998年に施行され、2022年1月の大幅改正を経て、2024年1月から完全施行されました。

2022年改正の主なポイント

事前承認制度の廃止
- 以前は税務署への事前申請が必要だったが、全面廃止
タイムスタンプ要件の緩和
- 最長2ヶ月＋おおむね7営業日以内の付与でOKに
検索要件の簡素化
- 「日付・金額・取引先」の3項目での検索が可能であればOK
電子取引データ保存の完全義務化
- メールやクラウドで受け取った請求書・領収書の紙保存は不可
- 電子で受け取ったものは電子で保存が原則

この改正により、中小企業・個人事業主も対応が避けられなくなりました。特に重要なのが「電子取引データ保存」のルールです。

「スキャン保存」と「電子取引データ保存」の区別

電子帳簿保存法では、保存方法が大きく3つに分類されます。

1. 電子帳簿等保存

会計ソフトで作成した帳簿や決算書類をそのまま電子データとして保存する方法。最も一般的。

2. スキャナ保存

紙で受け取った書類（領収書・請求書等）をスキャンして電子保存する方法。

要件：

受領後おおむね7営業日以内にスキャン
解像度200dpi以上、カラー画像
タイムスタンプの付与（または訂正削除履歴が残るシステム使用）

3. 電子取引データ保存（本記事の主題）

メール・クラウドストレージ・EDI等で電子的に授受した取引情報を保存する方法。

対象：

メール添付のPDF請求書・領収書
クラウド請求システムからダウンロードした書類
ECサイトの購入履歴データ
Webサイトからダウンロードした領収書（Amazon・交通系IC等）

重要: 電子取引データは紙に印刷して保存することが認められなくなりました。電子のまま保存が必須です。

ファイル名の要件：日付・金額・相手先が検索できること

電子帳簿保存法では、保存したデータが「検索可能」であることが必須要件です。具体的には、以下の3項目で検索できる状態を維持しなければなりません。

検索要件3項目

取引年月日
取引金額
取引先名称

この要件を満たす方法は2つあります：

方法A：専用システムを使用

会計ソフトや文書管理システムに取り込み、メタデータとして検索項目を付与。

メリット：自動化できる、大量データに対応デメリット：システム導入コストがかかる

方法B：ファイル名に検索項目を含める

ファイル名自体に「日付・金額・取引先」を記載し、OS標準の検索機能で見つけられるようにする方法。

メリット：追加コストゼロ、中小企業・個人事業主でも即実践可能デメリット：手作業が必要、件数が増えると煩雑

多くの中小企業では、方法Bの「ファイル名ルール運用」が現実的です。

推奨ファイル名フォーマット例

法令要件を満たしつつ、実務で使いやすいファイル名の例を紹介します。

基本フォーマット

YYYYMMDD_金額_取引先名_書類種別.pdf

具体例

取引内容	ファイル名例
株式会社Aから受領した請求書（2024年1月15日、10,000円）	`20240115_10000_株式会社A_請求書.pdf`
個人事業主Bへの支払領収書（2024年2月3日、35,000円）	`20240203_35000_B事務所_領収書.pdf`
Amazonでの備品購入（2024年3月10日、2,480円）	`20240310_2480_Amazon_領収書.pdf`
クラウドサービスの利用明細（2024年4月1日、9,800円）	`20240401_9800_〇〇クラウド_利用明細.pdf`

ファイル名設定のポイント

日付は8桁数字（YYYYMMDD）
- ファイルシステム上でソートしやすい
- 西暦4桁＋月2桁＋日2桁で統一
金額は数字のみ（カンマ不要）
- 「10,000」ではなく「10000」
- 検索しやすく、ファイル名として安全
取引先名は正式名称または略称統一
- 「株式会社」は省略してもOK
- 同一取引先は毎回同じ表記にする
書類種別を明記
- 請求書・領収書・見積書・契約書・納品書等
- 後から分類しやすくなる
ファイル名に使用禁止文字を避ける
- \ / : * ? " < > | は使わない
- 全角文字は問題ないが、できれば半角英数字推奨

PDFツールPDFの結合、分割、ページ抽出・削除

フォルダ構成のベストプラクティス

ファイル名だけでなく、フォルダ構成も整理すると検索性が格段に上がります。

パターン1：年度別→取引先別

電子取引データ/
├─ 2024年度/
│   ├─ 株式会社A/
│   │   ├─ 20240115_10000_株式会社A_請求書.pdf
│   │   ├─ 20240215_12000_株式会社A_請求書.pdf
│   ├─ B事務所/
│   ├─ Amazon/
├─ 2025年度/

メリット：取引先ごとに履歴をまとめて見られるデメリット：同一月の全取引を横断的に見にくい

パターン2：年度別→月別

電子取引データ/
├─ 2024年度/
│   ├─ 01月/
│   │   ├─ 20240115_10000_株式会社A_請求書.pdf
│   │   ├─ 20240120_8000_B事務所_領収書.pdf
│   ├─ 02月/
│   ├─ 03月/
├─ 2025年度/

メリット：月次決算時に該当月のファイルをまとめて確認できるデメリット：特定取引先の履歴を追いにくい

パターン3：年度別→書類種別

電子取引データ/
├─ 2024年度/
│   ├─ 請求書/
│   ├─ 領収書/
│   ├─ 契約書/
├─ 2025年度/

メリット：書類種別で整理しやすいデメリット：取引の流れが見えにくい

推奨: 取引量が少ないうちは「年度別→月別」、取引先が固定化してきたら「年度別→取引先別」が使いやすいです。

タイムスタンプ・訂正削除履歴の要件

電子取引データ保存では、「データの真実性」を担保するための措置が必要です。

真実性確保の4つの方法（いずれか1つでOK）

タイムスタンプを付与する
- 外部のタイムスタンプ認証局のサービスを利用
- データ受領後、おおむね7営業日以内に付与
訂正削除履歴が残るシステムを使用
- クラウドストレージ（Google Drive・Dropbox等）の履歴機能
- 会計ソフトの文書管理機能
訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定・運用
- 国税庁が公表しているサンプルをベースに作成
- 社内ルールとして文書化し、遵守する
正当な理由がない訂正削除ができないシステムを使用
- 専用のEDIシステムなど

中小企業・個人事業主には、方法3の「事務処理規程」が最も現実的です。規程のひな形は国税庁サイトから無料でダウンロードできます。

国税庁の事務処理規程サンプル

国税庁は企業規模別に以下のサンプルを公開しています：

個人事業者用
中小企業用（経理部門がある場合）
中小企業用（経理担当者が1名の場合）

自社の状況に合わせたサンプルをダウンロードし、社名・責任者名を記入して運用すれば要件を満たせます。

PDFツールでの作業効率化

電子取引データをPDF形式で保存することが多いため、PDF編集ツールの活用が業務効率化のカギになります。

PDFツールでできること

複数ページの結合
- 月次請求書と明細を1ファイルにまとめる
ページの分割
- 複数の請求書が1ファイルになっている場合に分割
テキスト検索（OCR）
- スキャンしたPDFに文字情報を埋め込む
- ファイル名だけでなく、内容でも検索可能に
ファイルサイズ圧縮
- 高解像度スキャンで容量が大きくなった場合に圧縮
パスワード設定
- 機密性の高い書類にセキュリティをかける
メタデータ編集
- PDFのプロパティに取引情報を記録

ブラウザベースのPDFツールなら、インストール不要で利用できます。

よくある質問と注意点

Q1: メールに添付された請求書PDFを印刷して保存してもいい？

A: 2024年1月以降は不可です。電子で受け取ったものは電子で保存が義務です。ただし、2023年12月までの「宥恕措置」期間中に受領したものについては、経過措置が適用される場合があります。

Q2: LINEやChatWorkで受け取った請求書も対象？

A: 対象です。電子的に授受した取引情報はすべて電子取引データ保存の対象になります。

Q3: スクリーンショットでもOK？

A: 画像として保存できればOKですが、ファイル名に検索項目を含めることと、真実性確保措置（事務処理規程等）が必要です。

Q4: 保存期間は？

A: 法人は7年間（欠損金がある場合は10年）、個人事業主は原則5年間（青色申告の場合は7年間）の保存が義務です。

Q5: 違反したらどうなる？

A: 青色申告の承認取り消しや、推計課税のリスクがあります。また、税務調査時にデータを提示できないと重加算税の対象になる可能性もあります。

まとめ：命名ルールで法令対応と効率化を両立

電子帳簿保存法は複雑に見えますが、ファイル名に「日付・金額・取引先」を含める基本ルールを守れば、中小企業・個人事業主でも十分に対応可能です。

実践チェックリスト

ファイル名フォーマットを決定（例: YYYYMMDD_金額_取引先_種別.pdf）
フォルダ構成を設計（年度別→月別 or 取引先別）
事務処理規程をダウンロード・記入・運用開始
電子取引データの紙印刷保存を廃止
既存データの整理（過去分も可能な限り対応）

一度ルールを作ってしまえば、日常業務の延長で法令対応ができます。PDFツールも活用しながら、検索しやすく効率的な書類管理を実現しましょう。

電子帳簿保存法に対応！PDFファイルの正しい命名規則と検索可能な保存管理術